Was muss alles auf die Rechnung?

Immer wieder sehen wir bei Selbständigen Rechnungsformulare nicht die nötigen Rechnungsmerkmale aufweisen. In diesem Blog zeigen wir dir was du beachten musst, um alles korrekt abwickeln zu können. Aber erstmal zur wichtigsten Frage, wann bist du als Unternehmer*In überhaupt dazu verpflichtet Rechnungen auszustellen? 

·         Wenn du Leistungen für andere Unternehmen erbringst

·         Wenn du Leistungen für juristische Personen erbringst

·         Wenn eine steuerpflichtige Werklieferung oder Werkleistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer vorliegt

·         Wenn du eine Lieferung oder sonstige Leistung in einem anderen Mitgliedsstaat ausführst, die Steuerschuld an den Leistungsempfänger übergeht, du in diesem Mitgliedsstaat aber weder Ihr Unternehmen führst, noch eine Leistungserbringende Betriebsstätte hast

Der Verpflichtung zur Rechnungsstellung hast du innerhalb von 6 Monaten nach Ausführung des Umsatzes nachzukommen. 

Formvorschriften:

Um eine Rechnung zum Vorsteuerabzug zu berechtigen müssen folgende 12 Merkmale vorhanden sein:

  1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
  4. Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  5. Preis für die Lieferung/sonstige Leistung und der anzuwendende Steuersatz bzw. bei Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese
  6. Der zu bezahlende Steuerbetrag
  7. Ausstellungsdatum (wenn dieses gleich ist mit dem Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung, genügt der Vermerk “Rechnungsdatum ist gleich Liefer- bzw. Leistungsdatum“)
  8. Fortlaufende Nummer
  9. Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID-Nummer) des Ausstellers der Rechnung
  10. UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über EUR 10.000,- inkl. USt, oder wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.)
  11. bei Anwendung der Differenzbesteuerung hat ein Hinweis auf diese zu erfolgen (z.B. Antiquitätenhandel)
  12. Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben

Kleinbetragsrechnung oder Rechnung über 400 Euro

Bei Rechnungen deren Gesamtbetrag unter EUR 400,- inkl. Umsatzsteuer liegt spricht man von Kleinbetragsrechnungen. Für diese Kleinbetragsrechnungen reichen folgende Rechnungsmerkmale:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Menge und Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistungen
  • Tag/Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz
  • Ausstellungsdatum
 

Diese Vereinfachungen gelten jedoch nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen, da zumindest ein Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie die UID-Nummer des liefernden Unternehmens enthalten sein muss.

Die elektronische Rechnung 

Wie der Name bereits verrät, handelt es sich hierbei um eine Rechnung, die elektronisch ausgestellt wird.

Die elektronische Übermittlung einer Rechnung ist unter folgenden Voraussetzungen möglich:

  • Der Rechnungsempfänger muss die Rechnung akzeptieren. Jedoch ist das an keine Form gebunden und es reicht aus, wenn der Rechnungsempfänger stillschweigend billigt.
  • Damit die Rechnung gültig ist, müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit gewährleistet sein.
 

Die Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes hinsichtlich der Rechnungsbestandteile müssen eingehalten werden.

Wie kann die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit und die Lesbarkeit des Inhalts gewährleistet werden?

Hier hast du als Unternehmer mehrere Möglichkeiten:

  • Anwendung eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahren, durch das ein verlässlicher Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Leistung geschaffen wird;
  • Ausstellung der Rechnung über FinanzOnline oder das Unternehmensserviceportal;
  • Versehen der Rechnung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur;
  • Ausstellung der Rechnung im EDI(Elektronischer Datenaustausch)-Verfahren