Willkommen bei D.Helden
Hier findest du die wichtigsten Infos zur Verwendung von D.Helden!
Erster Einstieg im D.Helden-Portal
Sobald wir deine Paket fertig eingerichtet haben kannst du im Portal einsteigen.
Bitte gib dafür deine E-Mailadresse in das entsprechende Feld ein und klicke auf „Passwort vergessen“. Du erhältst anschließend per E-Mail einen Link um dein Passwort zu setzten. Das von dir gewählte Passwort kannst du anschließend auch zum Login in der App verwenden.
Belegupload im D.Helden-Portal
Im Portal kannst du deine Eingangs- und Ausgangsrechnungen via Drag and Drop hochladen. Anschließend musst du das Zahlungsmittel auswählen und kannst die hochgeladenen Belege später vervollständigen.
Zahlungsmittel auswählen
BANK:
Der Rechnungsbetrag wurde auf oder von deinem hinterlegten Firmenkonto gebucht oder abgebucht. z.B. einzelne Überweisung, SEPA-Lastschriften, Abbuchungsauftrag oder Belege, die über Payment-Systeme bezahlt werden wenn diese über dein Firmenkonto abgebucht werden.
BAR / ANDERES ZAHLUNGSMITTEL:
Bar, Kreditkarte, Überweisungen die mehrere Rechnungen enthalten, Belege die über Payment-Systeme bezahlt werden wenn diese über deine Kreditkarte abgebucht werden. Rechnungen die über ein anderes Konto abgerechnet werden als auf das Konto das du bei D.Helden angegeben hast.
Payment-Systeme sind: Paypal, Klarna, Card Complete, Ayden, Apple-Pay etc. – Je nachdem ob dein Payment-Service mit deinem Bankkonto oder deiner Kreditkarte verbunden ist musst du zwischen Bank oder Bar/Anders Zahlungsmittel wählen.
D.Helden-App
Mit dem Download der Helden-App für IOS und Android, hast du alles was du brauchst um in Zukunft deine Buchhaltung beim Kaffee trinken zu erledigen. In der App kannst du dich mit denselben Zugangsdaten wie im Portal anmelden!
Mit der Helden-App kannst du immer und überall deine Belege fotografieren. Anschließend wählst du das entsprechende Zahlungsmittel aus. Das Labeln deiner Belege kannst du später im Portal erledigen.
Zahlungsmittel auswählen
BANK:
Der Rechnungsbetrag wurde auf oder von deinem hinterlegten Firmenkonto gebucht oder abgebucht. z.B. einzelne Überweisung, SEPA-Lastschriften, Abbuchungsauftrag oder Belege, die über Payment-Systeme bezahlt werden wenn diese über dein Firmenkonto abgebucht werden.
BAR / ANDERES ZAHLUNGSMITTEL:
Bar, Kreditkarte, Überweisungen die mehrere Rechnungen enthalten, Belege die über Payment-Systeme bezahlt werden wenn diese über deine Kreditkarte abgebucht werden. Rechnungen die über ein anderes Konto abgerechnet werden als auf das Konto das du bei D.Helden angegeben hast.
Payment-Anbieter sind: Paypal, Klarna, Card Complete, Ayden, Apple-Pay etc. – Je nachdem ob dein Payment-Anbieter mit deinem Bankkonto oder deiner Kreditkarte verbunden ist musst du zwischen Bank oder Bar/Anders Zahlungsmittel wählen.
Vervollständigen (Labeln) deiner Belege im Portal
Nachdem du deine Belege über die App oder das Portal hochgeladen hast musst du deine „Belege vervollständigen“. Das bedeutet du wählst aus um welche Kosten/Zahlung es sich handelt.
Bei den Einnahmen wählst du entweder „Erlöse 0%“ oder „Erlöse 20%“ aus.
Bei den Ausgaben musst je nach Ausgabenart ein entsprechendes Label wählen.
Aber keine Angst – unser ausgeglügeltes System lernt ständig dazu – das heißt, mit der Zeit musst du immer weniger Belege labeln!
Ausgaben-Labels
Vervollständigen der Belege in der App und dem Portal
Wenn du einen Einnahmen-Beleg fotografierst oder hochlädst musst du zwischen Erlöse 20% und Erlöse 0% unterschieden. Bei den Ausgaben musst dafür je nach Ausgabenart ein entsprechendes Label auswählen. Aber keine Angst – unser ausgeglügeltes System lernt ständig dazu – das heißt, mit der Zeit musst du immer weniger Belege labeln!
ACHTUNG: Ohne Beleg werden die Ausgaben nicht verbucht! Ausnahmen sind Miete, Leasing, Versicherungen etc.. Für diese Dauerunterlagen benötigen wir die entsprechenden Verträge von dir!
Waren, Rohstoffe
Handelswaren oder (Roh-)Material, dass du in deinen Umsatz einarbeitest.
Fremdleistung
alle Rechnungen, die in weiterer Folge in deinem Umsatz mitverrechnet werden zB. Leistungen von Subunternehmer
Anlagevermögen
langfristig genutzte Anschaffungen über EUR 800 (Notebook, Drucker, Autokauf, Büroeinrichtung, Maschinen, zeitlich unbegrenzt nutzbare Software, Webseite, ..)
Geringwertige Wirtschaftsgüter
kleinere Anschaffungen bis maximal 800 EUR (Notebook, Drucker, Maus, …)
EDV-Aufwand/Software
Software (Microsoft 360, Google Drive, …), Hostingkosten, betriebliche Subscriptions,usw.
Büromaterial
Druckerpapier, Kugelschreiber, Kuverts, Fachliteratur,..
Auto
Service, Tanken, Parken, Maut, Versicherungen (Haftpflicht, Rechtsschutz, Kasko)
Reisen
Kosten für Hotel, Zug, Flug, Taxi,..
Kommunikation
Telefon, Internet, Porto,..
Werbung
Facebook-ads, Flyer, Honorare für Influencer,..
Bewirtung
Essensrechnungen mit Geschäftspartnern für Geschäftsanbahnung (Repräsentationskosten) – unbedingt Name des (potenziellen) Kunden am Beleg anführen
Sozialversicherung
Vorschreibungen der Sozialversicherungsanstalt der Selbständigen
Beratung
Kosten für d.helden, Rechtsanwalt, Notar, Unternehmensberater, usw.
Miete
Büromiete, Betriebskosten, usw.
Energie
Strom, Wärme, Wasser, Müll, usw.
Versicherungen
Keine KFZ-Versicherungen, sondern: Betriebshaftpflichtversicherung, Rechtsschutzversicherung, Betriebsunterbrechungsversicherung,usw.
Sonstiges
alle sonstigen, betrieblich veranlassten Ausgaben: (zB: WKO-Grundumlage, Bankspesen, Reparaturen, Instandhaltungen, Schadensfälle, Aus-/Fortbildungen, Klein- und Reinigungsmaterial, Tourismusabgabe)
Falls du dich wunderst warum du deine Belege nicht löschen kannst – das entspricht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung: Das Gesetz verbietet jegliches Radieren oder Löschen. Sobald ein Beleg von uns verarbeitet wird, kann dieser nicht mehr gelöscht werden. Das ist der Ablauf in jedem der Finanz entsprechenden Buchhaltungssystem. Falls du ein falsches Foto hochgeladen oder ein falsches Label ausgewählt hast, schreib uns einfach eine E-Mail an office@dhelden.at
Der 15. des Folgemonats
Damit wir deine Monatsbuchhaltung ordnungsgemäß erledigen können, bitten wir dich deine Belege bis zum jeweils 15. des Folgemonats hochzuladen und zu vervollständigen.
Wenn du keine Monatsbuchhaltung machst benötigen wir nur am Ende des Jahres deinen Kontoauszug in elektronischer Form
– wir erinnern dich rechtzeitig daran wenn es soweit ist!
Kontoauszug in elektronischer Form
Damit wir deine Buchhaltung abschließen können, benötigen wir deinen Kontoauszug als CSV-Datei. Einfach in deinem Bank-Portal die Kontobewegungen der jeweiligen Periode als CSV-Datei herunterladen und an bank@dhelden.at mailen.
Aber keine Sorge, wir erinnern dich vor dem 15. jedes Monats daran!
Dauerunterlagen?
Du hast Dauerunterlagen wie Miete, Versicherung oder Leasing? Für solche Ausgaben benötigen wir die entsprechenden Verträge damit wir die Kosten verbuchen können!
Falls du deine Verträge bei der Registrierung noch nicht hochgeladen hast, sende uns deine Unterlagen einfach an office@dhelden.at.
Du hast noch Fragen?
Jede Menge Antworten findest du auf unserer FAQ-Seite!
Deine Frage wurde noch nicht beantwortet? – Kein Problem. Schick uns eine E-Mail an office@dhelden.at. Wir melden uns sobald wie möglich mit der passenden Antwort bei dir!
Buchhaltungs-Support
Bei Fragen zu D.Helden oder deiner Buchhaltung, schick und eine E-Mail an support@dhelden.at
Technik-Support
Bei technischen Problemen mit dem Portal oder der App wende dich bitte per E-Mail an technik@dhelden.at
D.Helden
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